2025년 8월 1일
양유정
[쉽게 따라하는 오피스 디자인 가이드] ①RFP 작성하는 법
“사무실 이전 업무를 맡았는데, 어떻게 시작해야 할지 모르겠어요….”
회사의 사옥 이전이나 디자인 리뉴얼 프로젝트를 담당하게 되었나요? 오피스 공간을 책임지는 PM(Project Manager)이 되었다면, 신경 써야 할 부분이 한둘이 아니죠. 공간 구성, 예산, 일정, 구성원들의 니즈까지… 막상 시작하려니 어디서부터 손을 대야 할지 막막할 수 있습니다.
오피스 디자인의 첫 단계는 무엇일까요? 바로 ‘RFP(Request For Proposal, 제안요청서)’를 작성하는 것입니다. 인테리어 회사에 프로젝트를 문의하기 위한 사전 단계인데요. 프로젝트를 시작하기 위해 전달해야 할 모든 자료가 RFP에 들어 있습니다. 잘 작성된 RFP는 앞으로의 인테리어 과정을 쉽고 빠르게 만들어 주죠. 인테리어 프로젝트를 어떻게 시작해야 할지 고민이라면, 지금부터 소개하는 RFP 가이드를 참고해보세요.
[프리뷰] 오피스 인테리어는 어떻게 진행될까?
(상) 평면도 (하) 3D 탑뷰
3D 시안
(상) 공사 현장 사진 (하) 준공 사진
먼저, RFP를 잘 작성하기 위해서는 오피스 디자인 프로젝트의 전체 프로세스를 이해할 필요가 있습니다. 스페이스베이스(이하 ‘스베’)의 오피스 인테리어는 다음과 같은 6단계로 진행됩니다.
①프로젝트 문의 | 필요한 자료를 준비해 인테리어 회사에 프로젝트를 문의합니다. | |
②상담 | 서면으로 전달하기 어려운 내용은 상담을 통해 정리하고, 프로젝트의 방향성을 함께 설정합니다. | |
③디자인·설계 | 공간 컨셉 기획과 도면 설계, 3D 시안, 마감재 등의 디자인 제안이 이루어집니다. | |
④착공 | 계약 이후, 최종 도면과 3D 시안서, 견적서와 공사일정표를 바탕으로 공사가 진행됩니다. | |
⑤완공 | 마감재, 전열도, 가구, 사인물 등 디테일에 대해 현장에서 조율하며 공간이 완성됩니다. | |
⑥준공미팅 | 공사 완료 후 현장에서 발주처와 미팅을 통해, 추가로 조치해야 하는 항목이 있는지 함께 체크합니다. 또한, 현장에 설치된 신규 기기 등의 이용법을 인수인계 합니다. | |
이처럼 오피스 인테리어는 여러 단계로 이루어진 복잡한 과정인데요. 처음부터 방향을 잘 설정하고, 모든 프로세스를 손쉽게 진행하기 위해서는 꼼꼼하게 작성된 RFP가 무엇보다도 중요합니다.
오피스 디자인의 시작, RFP란?
이미지 출처: Unsplash
그렇다면 RFP란 정확히 무엇일까요? RFP(Request for Proposal)는 오피스 인테리어 프로젝트를 의뢰할 때 필요한 핵심 문서입니다. 일정, 예산, 원하는 공간 구성과 디자인 방향 등 프로젝트에 필요한 내용을 정리해 인테리어 회사에 전달하는 자료죠. 이 문서를 통해 인테리어 회사와 효과적으로 소통할 수 있어요. RFP의 내용이 잘 정리돼 있다면 인테리어 회사도 그에 맞는 정확한 제안을 할 수 있는데요. 반대로 정보가 불충분하다면, 프로젝트의 성격과 맞지 않는 제안서를 받게 됩니다. 이 경우 발주처와 인테리어사 모두 불필요한 시간과 인력을 소모하게 되죠.
특히 예산은 RFP에서 중요한 항목 중 하나인데요. 예산에 따라 제안서의 내용도 천차만별로 달라지기 때문에, 내부적으로 예산의 범위를 미리 정리해 두는 것이 좋습니다. 만약 예산을 설정하기 어렵다면, 인테리어 회사와 전화상담을 통해 예산 가이드를 함께 정해보는 것도 좋은 방법이에요.
프로젝트 문의할 때 RFP가 왜 중요할까?
3D 시안
실제 준공 사진. 이처럼 제안서부터 공간까지, 일관된 결과물을 얻기 위해서도 RFP가 중요합니다.
✔프로젝트의 방향성을 잡아줍니다
기업에서 필요한 내용과 방향성이 명확하지 않다면, 인테리어 회사와 여러 번 미팅을 거쳐도 진행이 더디게 느껴질 수 있습니다. RFP를 작성하는 과정은 기업 내부적으로 프로젝트에 필요한 요소를 정리하는 기회가 되는데요. 이때 프로젝트의 방향성도 선명해집니다. 처음부터 오피스 디자인의 핵심 방향이 분명하다면, 이후 진행 과정에서 여러 이해관계자의 다양한 의견에도 중심을 잃지 않을 수 있어요.
✔효율적인 커뮤니케이션을 돕습니다
인테리어 회사마다, 또 진행 단계마다 별도로 요구사항을 전달하다 보면 커뮤니케이션에 많은 에너지가 들고, 내용에도 혼선이 생기기 쉽습니다. 이에 따라 제안서에 중요한 내용이 누락되거나, 회사별 제안을 비교하기 어려워질 수 있죠. 완성도 높은 제안서를 받기 위해서는 처음부터 명확한 RFP가 필요합니다. 긴 협업의 여정에서 RFP는 프로젝트의 내용을 공유하는 중요한 커뮤니케이션 도구가 되어줄 거예요.
✔진행 과정을 점검하는 체크리스트가 됩니다
오피스 디자인과 공사가 본격적으로 진행되면 다양한 결정 사항이 쌓이기 시작하는데요. 이때 RFP는 전체 과정을 점검하고, 누락 없이 잘 진행되고 있는지 확인할 수 있는 체크리스트가 되어줍니다. 여러 부서와 협력업체가 동시에 움직이는 인테리어 프로젝트일수록, 모든 관계자가 같은 내용을 공유하는 것이 중요하죠. RFP는 내용을 놓치지 않고, 프로젝트가 계획대로 진행되고 있는지 점검하기 위해 꼭 필요한 도구입니다.
누구나 쉽게 따라하는 RFP 작성법
이처럼 잘 정리된 RFP는 프로젝트 전반을 매끄럽게 만들어줍니다. 그렇다면 RFP를 어떻게 작성하는 게 좋을까요? 아래의 순서를 따라 차근차근 작성하면, 누구나 어렵지 않게 시작할 수 있어요.
예산과 일정 수립하기
프로젝트의 큰 틀을 잡기 위해 가장 먼저 예산과 일정을 정리해야 합니다. 어느 정도의 예산을 고려 중인지, 공사는 언제 시작해서 언제 입주해야 하는지 미리 파악해 두면, 보다 현실적인 디자인과 견적 제안을 받을 수 있죠.공간 구성 정리하기
워크스테이션, 회의실, 임원실, 라운지 등 어떤 공간이 얼마나 필요한지 정리해 보세요. 좌석 수나 조직 구조, 회의 방식 등도 함께 고려하면 좋습니다. 이 내용이 평면 설계의 기본이 되기 때문에, 공간 구성이 불분명하면 설계 변경과 보고가 잦아질 위험이 있어요.필요한 옵션 파악하기
화상회의를 자주 하나요? 방음 성능은 어느 정도여야 하나요? 회사마다 일하는 방식이 다르므로, 우리 조직이 일하는 과정에서 필요한 요소를 구체적으로 정리해야 공간에도 반영할 수 있어요. 업무에 필요한 옵션을 미리 디테일하게 전달할수록, 일하기 편한 오피스를 구축할 수 있고 공사 기간도 단축됩니다.원하는 공간의 이미지 전달하기
원하는 오피스 공간에 대한 레퍼런스 이미지는 방향성을 공유하고 조율하는 데 큰 도움을 줍니다. 레퍼런스 이미지가 없다면, 회사의 브랜딩 자료나 구성원의 연령대, 조직문화 등을 공유해도 좋아요. 기업에 대해 디자이너가 참고할 수 있는 정보가 많을수록 결과물의 만족도도 높아집니다.필수 첨부 파일: 평면도, 로고, 건물 공사관리지침
이전할 장소의 평면도, 기업 로고, 건물의 공사관리지침은 RFP에 꼭 첨부되어야 할 서류예요. 이 자료들이 함께 전달된다면 인테리어 회사와 불필요한 커뮤니케이션을 줄일 수 있어요.
만약 여전히 어렵게 느껴진다면, 아래의 자료를 함께 참고해보세요. 실제 스베가 클라이언트와 소통시 사용하는 RFP 가이드 문서인데요. 프로젝트를 처음 의뢰할 때 어떤 요소들을 정리해야 하는지 한 눈에 파악하실 수 있을 거예요.
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생소할 수 있는 오피스 인테리어도 RFP를 작성하고 나면 한결 쉬워질 거예요. 체계적으로 정리된 RFP는 길고 복잡한 오피스 프로젝트를 쉽고 효율적으로 이끌어가는 데 큰 도움이 됩니다.
오피스 디자인은 기업의 정체성과 비전을 공간에 드러내는 중요한 프로젝트인 만큼, 다양한 내부 구성원의 의견을 조율하는 과정이 필요한데요. RFP는 우리 조직이 어떤 공간을 원하고, 어떤 기능을 필요로 하는지 파악하는 서류로서 프로젝트의 방향성을 구체화합니다. 또한, RFP는 좋은 파트너를 선택하는 데 도움이 됩니다. 인테리어 회사마다 서로 다른 제안서를 비교하고 분석하는 기준을 제시해 주기 때문이에요. RFP에 구체적인 정보를 담아, 인테리어 회사와 효율적으로 소통하고 만족도 높은 결과물을 얻을 수 있습니다.
본문에서 다룬 ‘RFP 작성법’이 오피스 인테리어를 준비하는 유용한 첫걸음이 되길 바랍니다. 다음 편에서는 인테리어 회사를 선택하는 방법에 대해 안내해 드릴게요.
"스베의 디자인 프로세스를 더 자세히 살펴보고 싶다면?"
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*사진, 디자인 제공_스베
